Bacheca e biglietti
Foto, video, vocali, documenti e trascrizioni rimangono collegati alla richiesta originale.
Gestionale · integrazioni · AI
Operations e contenuti AI
Gestionale sviluppato per uno studio di progettazione e produzione di allestimenti. Collega richieste dal cantiere, gestione operativa, preventivi, documenti e contenuti per sito e social.
In breve
- Problema
- Le richieste operative arrivavano attraverso foto, vocali, messaggi e documenti e dovevano essere riportate manualmente nel lavoro della segreteria. Anche la comunicazione online richiedeva di preparare più volte materiali simili per destinazioni diverse.
- Cosa ho costruito
- Un sistema che collega Telegram, bacheca operativa, strumenti amministrativi e redazione multicanale.
- Il mio ruolo
- Ho seguito analisi, progettazione, sviluppo, integrazione dell'AI, rilascio e manutenzione.
- Elemento distintivo
- Chi lavora in cantiere continua a usare un canale familiare. Il sistema trasforma ciò che arriva in oggetti di lavoro strutturati e la redazione utilizza l'AI per preparare contenuti che restano modificabili prima della pubblicazione.
Il problema
- Richieste operative distribuite tra messaggi, vocali e fotografie.
- Preventivi e computi con voci, misure, quantità e stampa.
- Documenti, fornitori, acquisti e commesse da collegare al lavoro.
- Contenuti da preparare più volte per sito e social.
Come funziona
Ho iniziato osservando come nascevano le richieste e quali strumenti venivano già utilizzati. Da lì ho separato il sistema in tre superfici collegate. Telegram raccoglie gli input dal campo, l'area interna organizza il lavoro e la redazione prepara i contenuti.
Attività e calendario
Le attività hanno assegnazioni, scadenze, priorità e aree di lavoro.
Preventivi e computi
Le offerte sono organizzate per voci e capitoli con misure, quantità, numerazione e stampa PDF.
CRM e amministrazione
Documenti, acquisti, vendite, fornitori e fatture sono collegati ai progetti.
Firma documenti
I documenti possono essere inviati verso una pagina dedicata attraverso un collegamento personale.
Redazione multicanale
Un contenuto può essere preparato per journal, portfolio e canali social con versioni e anteprime dedicate.
Dal cantiere all'attività
Il percorso più importante è anche il più corto. Chi lavora sul campo continua a usare lo stesso canale che userebbe per un messaggio qualsiasi.
- Messaggio
Chi lavora sul campo invia al bot una foto, un video, un vocale, un documento o un testo dettato.
- Trascrizione
I vocali vengono trasformati in testo e i materiali restano collegati alla richiesta originale.
- Biglietto
La segreteria vede comparire la richiesta in bacheca con i materiali ricevuti e può controllarla prima di trasformarla in lavoro operativo.
- Attività
Il biglietto può diventare un'attività assegnata con scadenza e priorità.
Il bot invia una conferma leggibile a chi ha mandato la richiesta, così è chiaro che il materiale è arrivato in segreteria.
Dalla redazione ai canali
La preparazione dei contenuti segue quattro passaggi, con l'AI che prepara le versioni per canale e la persona che mantiene la decisione finale.
- Scrittura
La persona prepara il contenuto di partenza, sceglie il tono previsto e associa le immagini.
- Destinazioni
Vengono selezionati i canali su cui il contenuto dovrà essere preparato, tra journal, portfolio e social configurati.
- Preparazione e anteprime
L'AI può adattare testo e formato in base al canale. Ogni versione resta modificabile e viene mostrata attraverso un'anteprima coerente con il contesto di pubblicazione.
- Pubblicazione
La pubblicazione avviene soltanto dopo una conferma esplicita della persona.
Decisioni UX
Telegram resta l'ingresso dal campo
Chi lavora in cantiere può inviare materiale attraverso un canale già familiare invece di compilare un'interfaccia nuova.
L'AI non pubblica autonomamente
I contenuti preparati o adattati restano modificabili e richiedono una conferma finale della persona.
Risultati e stato del prodotto
- Il sistema è in esercizio e continua a evolvere per moduli.
- Le richieste dal campo confluiscono nella bacheca.
- Preventivi e computi vengono prodotti nella piattaforma.
- La redazione gestisce contenuti per sito e social con anteprime e approvazione umana.
Le immagini mostrate provengono dal sistema reale e vengono pubblicate dopo aver oscurato nomi, riferimenti e dati riconoscibili.